Documentación fiscal: qué guardar y cuánto tiempo
Conoce los requisitos legales españoles sobre conservación de documentos fiscales, qué registros son obligatorios y los plazos de retención para evitar problemas con Hacienda.
Por qué importa guardar correctamente tus documentos?
Si tienes un negocio, ya lo sabes: la burocracia fiscal puede ser abrumadora. Pero aquí está la realidad — Hacienda no bromea con la documentación. No se trata solo de seguir reglas: es proteger tu negocio de multas, auditorías inesperadas y dolores de cabeza legales.
Lo que muchos empresarios no entienden es que cada documento que guardas es como un escudo. Facturas, recibos, registros de ingresos y gastos — todos tienen un propósito específico y un tiempo de vida legal. Guardarlos correctamente durante los años que la ley exige es lo que te mantiene seguro.
Los 5 años: el plazo clave que debes recordar
Este es el número más importante que necesitas saber: 5 años. La mayoría de documentos fiscales deben conservarse durante 5 años completos desde su fecha de emisión. No es 4 años ni 6 — exactamente 5. La Administración Tributaria puede revisar tus registros hasta ese momento.
Qué entra en este plazo? Prácticamente todo lo relacionado con tu actividad económica. Facturas emitidas y recibidas, recibos de clientes, justificantes de gastos, registros de caja, nóminas si tienes empleados, contratos con proveedores. Si generó una transacción económica en tu negocio, lo guardas durante 5 años.
Pero espera — hay un detalle que la gente olvida. No es solo desde que lo recibiste. Es desde el cierre del ejercicio fiscal en el que ocurrió la operación. Si una factura es del 2025, la cuentas desde el 31 de diciembre de 2025. Eso significa que realmente estás guardando casi 6 años, no 5.
- Facturas: 5 años desde cierre de ejercicio
- Recibos de ingresos: 5 años completos
- Justificantes de gastos: 5 años desde emisión
- Registros de caja: 5 años desde cierre anual
- Nóminas y documentos de personal: 5 años mínimo
Documentos que DEBES guardar sin falta
Facturas
Todas las que emitas a tus clientes y las que recibas de tus proveedores. Son la prueba más importante de tus transacciones comerciales.
Recibos
Especialmente los recibos de cobro de servicios o productos. Son tus pruebas de ingresos reales en efectivo.
Registros de caja
Si trabajas con efectivo, necesitas un registro detallado. Hacienda los revisa para detectar inconsistencias.
Justificantes de gastos
Tickets, facturas, recibos de todo lo que gastas. Sin estos, no puedes deducir gastos en tu declaración.
Nóminas
Si tienes empleados, guarda todos los documentos de nómina, contratos y comunicaciones con Seguridad Social.
Contratos
Todos los contratos comerciales, laborales y de servicios. Demuestran la legalidad de tus operaciones.
Papel o digital? Las dos opciones son válidas
Aquí viene la buena noticia — no tienes que quedarte con carpetas llenas de papel durante 5 años. La Administración Tributaria acepta documentación digital, siempre que cumpla ciertos requisitos. Pero esto es importante: la forma en que almacenes tus documentos afecta su validez legal.
Si guardas documentos en papel, necesitas un lugar seguro, seco y protegido. Un armario en la oficina funciona, pero muchos empresarios prefieren servicios de archivo profesionales. Son más caros, pero garantizan que tus documentos estarán disponibles si Hacienda los solicita.
La opción digital es cada vez más popular. Puedes escanear documentos, usar software contable que mantenga registros automáticos, o trabajar completamente en la nube. Lo importante es que el sistema sea seguro, que no puedas perder los datos accidentalmente, y que puedas acceder a ellos cuando los necesites.
Consejo importante: Si escaneas documentos en papel, guarda los originales durante al menos 3 años. Después, técnicamente puedes destruirlos si tienes copias digitales certificadas.
Los plazos especiales que no debes olvidar
Documentos de retención de IRPF
Si haces retenciones a proveedores (profesionales, autónomos), los justificantes se guardan 5 años. Pero además, debes reportarlos a Hacienda cada trimestre. Estos registros trimestrales también se guardan 5 años.
Registros de IVA
Si eres sujeto pasivo de IVA, tus registros de IVA de compra y venta deben guardarse durante 5 años. Hacienda revisa estos registros regularmente porque son fuente frecuente de inspecciones.
Documentos de activos fijos
Si compras máquinas, equipos, vehículos o inmuebles, guarda los documentos de compra durante toda su vida útil más 5 años después de su venta. Estos son especialmente importantes para justificar depreciaciones.
Declaraciones y comunicaciones con Hacienda
Guarda copias de todas tus declaraciones de impuestos, IVA trimestral, y cualquier comunicación con la Administración Tributaria. Estos tienen validez legal durante 4 años después de presentarlos.
Los errores más comunes que cometen los empresarios
Hablamos con contadores que ven los mismos problemas una y otra vez. El más frecuente es subestimar el plazo. La gente piensa que después de 3 años puede tirar los documentos. Error grave. Hacienda puede revisar auditorías hasta 4 años después, así que realmente necesitas los documentos disponibles durante 5-6 años.
Otro error común: no documentar todo. Un cliente pagó en efectivo, anotaste el dinero, necesitas la factura? Sí. Absolutamente. Sin la factura, ese ingreso es invisible para tus registros oficiales. Si Hacienda audita y ve dinero que no está documentado, los problemas son serios.
También vemos empresarios que mezclan documentos personales y profesionales. Guardan todo junto, pierden cosas, o accidentalmente destruyen algo importante. La solución es simple: sistema de archivo claro, separación clara entre personal y profesional, y un lugar específico donde todo vive.
El peor error: no revisar tus documentos hasta que llega una inspección. Espera a ese momento para descubrir que falta una factura importante o que un registro está incompleto, y ya no hay forma de arreglarlo. Revisa tu archivo cada año.
Tu hoja de ruta: guardar documentos correctamente
Aquí está el plan que realmente funciona: primero, establece un sistema. Decide si prefieres papel o digital, o una combinación. Lo importante es que sea consistente y que puedas acceder a cualquier documento en menos de 5 minutos si Hacienda lo solicita.
Segundo, crea una lista de control de documentos que necesitas guardar. No solo las facturas — todos los registros de caja, nóminas, contratos, comunicaciones oficiales. Si lo genera tu negocio y tiene valor fiscal, va en la lista.
Tercero, marca en tu calendario cuándo puedes empezar a descartar documentos. Después de 5 años completos desde cierre del ejercicio fiscal, tecnicamente puedes destruir la mayoría de documentos. Pero muchos contadores recomiendan esperar un año más, solo para estar seguro.
Cuarto, considera usar software de contabilidad moderno. Mantiene registros automáticos, genera reportes, y almacena todo digitalmente de forma segura. Cambia completamente la forma en que manejas la documentación fiscal.
El tiempo que inviertes organizando correctamente tu documentación fiscal hoy es tiempo que no gastarás en problemas legales mañana. Es una de esas cosas en los negocios donde la prevención es exponencialmente más barata que la solución.
Aclaración importante
Este artículo proporciona información educativa sobre documentación fiscal en España. Las regulaciones pueden variar según tu tipo de actividad, ubicación, y cambios en la legislación. Esta información no constituye asesoramiento fiscal o legal profesional. Para decisiones específicas sobre conservación de documentos, consulta con un contador certificado o asesor fiscal. Las responsabilidades fiscales son serias y merecen asesoramiento personalizado de un profesional.
