Preguntas frecuentes sobre contabilidad

Toda empresa en España debe mantener el Libro Diario (registro de todas las operaciones) y el Libro Mayor (resumen por cuentas). Si facturas más de 300.000 anuales, además necesitas el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Estos son obligatorios por ley y deben conservarse 5 años.

El cierre es anual, obligatoriamente antes del 31 de diciembre. En ese momento cierras todas tus cuentas, calculas el resultado (beneficio o pérdida) y generas el Balance de Situación. Luego tienes 30 días para presentarlo ante notario si tu empresa lo requiere.

Debes conservar facturas, albaranes, nóminas, contratos, estados bancarios y justificantes de pagos durante 5 años desde el cierre del ejercicio. La Hacienda Pública puede revisar tus registros hasta 4 años después, así que guardar bien es fundamental. Puedes archivarlos en papel o digitalmente, pero el formato debe ser íntegro y sin alteraciones.

Clasifica por categorías: ingresos, gastos, nóminas, inversiones. Cada documento debe tener fecha y concepto claro. Lo ideal es mantener una carpeta por mes y crear un índice simple. Si lo haces digitalmente, nombra los archivos con fecha y concepto (ej: “2024-01-15_Factura_Proveedor_ABC”). Una auditoría fluye mejor cuando encuentra orden.

Técnicamente es legal usar Excel, pero no es lo más recomendable. Un software contable evita errores de cálculo, mantiene todo conectado automáticamente y genera reportes en segundos. Además, facilita muchísimo el cierre de ejercicio y la declaración de impuestos. Para pymes hay opciones accesibles que valen la pena.

No. Una vez cerrado el período contable, no debes alterar esos registros. Si descubres un error, lo correcto es hacer un asiento de rectificación en el período actual. Modificar registros ya cerrados puede causar problemas en una auditoría y tiene consecuencias legales.